Nowe uprawnienia PIP od 2026 roku, co się zmieni?

Na początek przyszłego roku planowana jest duża nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (projekt UD283). Głównym celem wprowadzanych zmian jest umocnienie PIP w zakresie skutecznego reagowania i egzekwowania przestrzegania przepisów prawa pracy. W dzisiejszym artykule przyjrzymy się zmianom jakie w tym zakresie przygotowuje ustawodawca.

Decyzja inspektora: administracyjne „ustalenie etatu”

Największa planowana zmiana dotyczy wydania decyzji w zakresie możliwego istnienia stosunku pracy z poziomu sądu na poziom administracyjny. W momencie gdy praca jest wykonywana w warunkach zgodnych z art. 22 § 1 k.p. czyli istnieje:

– podporządkowanie,
– miejsce i czas wyznaczone przez pracodawcę,
– odpłatność,

przykładowo: programista rozliczający się ze swoim pracodawcą fakturą wystawianą raz w miesiącu, który jest zobligowany do pracy w stałych godzinach i w miejscu wyznaczonym przez zlecającego (np. w siedzibie firmy), może zostać uznany za pracownika a nie kontrahenta w ramach współpracy B2B.

Należy pamiętać, że nawet po wstępnym ustaleniu zaistnienia wyżej wymienionych przesłanek, każda sytuacja będzie przez inspektora rozpatrywana indywidualnie biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności oraz zgodność z przepisami prawa.

Dopiero gdy stan faktyczny i prawny nie będzie budził żadnych wątpliwości, wówczas okręgowy inspektor pracy, bez konieczności kierowania sprawy do sądu, będzie mógł wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy. Co ważne, decyzja ta będzie zawierać uzasadnienie prawne i faktyczne oraz wskazanie, że nadano jej rygor natychmiastowej wykonalności. Co istotne – nowe uprawnienie nie ogranicza się wyłącznie do nazwanych umów i kontraktów (zlecenie/B2B), ale obejmuje też sytuacje faktyczne „bez umowy na papierze”.

Decyzja ta będzie podlegała natychmiastowemu wykonaniu od dnia jej doręczenia pracodawcy. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca ma obowiązek traktować osobę, której decyzja dotyczy jako pracownika. Wiąże się to z obowiązkiem prowadzenia akt osobowych, zgłoszenia zatrudnionego do ZUS, wykonywania obowiązków z zakresu BHP, naliczania wynagrodzenie a także stosowania przepisów dotyczących urlopu i innych świadczeń pracowniczych.

Co więcej, powyższe obowiązki będzie trzeba wykonać nawet w przypadku wniesienia odwołania od decyzji.

A co jeśli przedsiębiorca odwoła się od decyzji?

Ścieżka odwoławcza pozostaje w takim samym układzie. Najpierw przedsiębiorca ma 7 dni na odwołanie od decyzji do Głównego Inspektora Pracy, następnie po odrzuceniu odwołania – miesiąc na złożenie skargi do rejonowego sądu pracy. To bardzo krótkie terminy – warto mieć przygotowaną z wyprzedzeniem dokumentację i strategię procesową.

Jednocześnie projekt przewiduje nowe rozwiązanie. Możliwość zawarcia ugody sądowej w sprawie dotyczącej odwołania od decyzji PIP, ale tylko za zgodą Głównego Inspektora Pracy. Projekt zakłada także wprowadzenie nowego przepisu w kodeksie postępowania cywilnego, tzw. fikcję trwania stosunku pracy na czas sporu. Ma ona oznaczać, że nawet jeśli sąd ostatecznie uchyli decyzję PIP, uznając ją za wadliwą, to w okresie od doręczenia decyzji o naruszeniu przepisów prawa pracy, do prawomocnego wyroku przyjmuje się, że stosunek pracy „istniał” ze wszystkimi skutkami pracowniczymi. To znacząco zwiększa ciężar organizacyjny i kosztowy postępowania po stronie pracodawcy.

Nowe możliwości kontrolne PIP

Państwowa Inspekcja Pracy ma zyskać narzędzia do kontroli zdalnych: oględziny przez kamerę, przesłuchania świadków online, elektroniczny obieg dokumentów, protokołów i decyzji. Będzie ona mogła kontrolować nie tylko pracodawców ale także inne podmioty współpracujące na podstawie umów o outsourcing usług.

Równolegle rozszerza się wymiana informacji między PIP a ZUS i organami skarbowymi – tak, aby inspektor mógł szybko porównać skalę naruszeń w ramach „etatów” i „zleceń/B2B” po danych płatnika i powiązać ustalenia z rozliczeniami składkowo-podatkowymi. W praktyce zwiększy to selektywność i tempo działań inspekcji, a także ryzyko „kaskadowych” konsekwencji (po informacji z PIP – decyzje ZUS/US).

Sankcje: górne progi idą w górę

Projekt podnosi maksymalne grzywny za naruszenia przepisów prawa pracy: z obecnych kolejno 30 tys. i 45 tys. zł do – odpowiednio – 60 tys. i 90 tys. zł. Zmiana ma charakter dyscyplinujący i jest spójna z innymi elementami reformy.

Jak głęboko „wstecz” może sięgnąć decyzja i jej skutki?

Wątek retroaktywności budzi najwięcej pytań. Po pierwsze, sama decyzja PIP może objąć także umowy zakończone – w okresie do 12 miesięcy wstecz od dnia kontroli. Po drugie, po przekazaniu informacji o naruszeniu do ZUS i urzędu skarbowego należności publicznoprawne z tytułu umowy o pracę mogą być dochodzone do 5 lat wstecz. W efekcie spór o „etatowość” realnie dotyka nie tylko bieżących kontraktów, lecz także historycznych rozliczeń.

Status prac i data wejścia w życie

Reforma jest elementem szerszego pakietu zmian zapowiedzianych przez rząd i realizuje cele „ograniczenia segmentacji rynku pracy” w KPO. Na dzień dzisiejszy projekt jest publikowany i modyfikowany przez resort pracy a planowana data wejścia w życie pozostaje bez zmian – 1 stycznia 2026 r. Należy pamiętać, że finalny kształt może się jeszcze zmienić w toku prac rządowo-parlamentarnych.