Zatrudnienie we własnej spółce z o.o. – co z umową o pracę członka zarządu?

Zatrudnienie wspólnika, a zwłaszcza członka zarządu, we własnej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością od lat budzi wiele wątpliwości – nie tylko natury praktycznej, ale i prawnej. Najczęstszym problemem nie jest samo zawarcie umowy o pracę, ale jej skuteczność w kontekście ubezpieczeń społecznych. Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) bardzo często bada takie przypadki, kwestionując istnienie stosunku pracy – szczególnie w sytuacjach, gdy zatrudnienie dotyczy wspólnika dominującego albo jednoosobowego zarządu.

W tym artykule przyjrzymy się, dlaczego takie umowy są zawierane, kiedy mogą zostać uznane za nieważne, czym skutkują kontrole ZUS oraz jakie warunki należy spełnić, by zabezpieczyć się przed ich zakwestionowaniem.

Po co zawiera się umowę o pracę we własnej spółce?

Wielu wspólników lub członków zarządu spółki z o.o. decyduje się na zawarcie umowy o pracę z własną spółką w celu:

• objęcia pracowniczymi ubezpieczeniami społecznymi (w tym chorobowym),
• skorzystania z prawa do zasiłku w przypadku niezdolności do pracy,
• sformalizowania wykonywanych na rzecz spółki obowiązków (np. operacyjnych, specjalistycznych),
• uporządkowania relacji z innymi wspólnikami,
• uzyskania dodatkowych uprawnień np. do urlopu, odprawy czy ochrony wynikającej z Kodeksu pracy.

Zatrudnienie wspólnika w spółce nie jest zabronione – co do zasady przepisy prawa dopuszczają taką możliwość. Kluczowe jednak jest, by rzeczywiście doszło do powstania stosunku pracy – a nie jego pozoru.

Kontrole ZUS – co badają i jak to wygląda w praktyce?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych prowadzi kontrole płatników składek w celu weryfikacji, czy prawidłowo realizują oni swoje obowiązki wobec systemu ubezpieczeń społecznych. Podstawę prawną takich działań stanowi art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Uprawnienia do przeprowadzania kontroli posiadają inspektorzy ZUS powoływani przez Prezesa Zakładu, o ile spełniają wymogi przewidziane w art. 93 tej ustawy.

Kontrola może objąć każdego płatnika składek – bez względu na to, czy opłaca je wyłącznie za siebie, czy także za inne osoby, takie jak pracownicy czy zleceniobiorcy. Szczegółowy tryb postępowania kontrolnego określa rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. Zgodnie z jego przepisami, osoby prowadzące działalność gospodarczą i opłacające składki wyłącznie za siebie są kontrolowane jedynie w sytuacjach uzasadnionych. Natomiast pozostali płatnicy powinni być kontrolowani regularnie – nie rzadziej niż raz na pięć lat – aby zagwarantować skuteczne dochodzenie należnych składek oraz kontrolę nad wypłatą świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

ZUS regularnie weryfikuje legalność zatrudnienia członków zarządu w spółkach z o.o., szczególnie gdy:

• jedyny członek zarządu jest wspólnikiem dominującym (posiadający znaczną część udziałów),
• wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu,
• umowa o pracę wygląda na pozorną i mogła zostać zawarta wyłącznie dla celów ubezpieczeniowych.

Zakres kontroli ZUS obejmuje nie tylko umowę o pracę, ale również:

• sposób jej wykonywania (czy praca była realnie świadczona),
• stopień podporządkowania wspólnika,
• nadzór nad jego pracą,
• rozdzielność ról właściciela i pracownika,
• cel zawarcia umowy (czy nie był to cel obejścia prawa).

Umowa o pracę zawarta „dla pozoru” – co to oznacza?

ZUS (i sądy) mają prawo badać, czy umowa o pracę między spółką a wspólnikiem nie została zawarta wyłącznie dla uzyskania tytułu do ubezpieczeń społecznych.

Za pozorną może zostać uznana umowa, która:

• nie wiąże się z realnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych,
• nie zawiera podporządkowania (czyli przełożony nie ma realnego wpływu na sposób wykonywania pracy),
• nie wiąże się z odpłatnością (czyli np. wynagrodzenie wypłacane jest „na papierze”, ale nie faktycznie),
• została zawarta mimo braku potrzeby zatrudnienia.

W przypadku zakwestionowania takiej umowy przez ZUS – to przedsiębiorca musi wykazać, że stosunek pracy istniał. Ciężar dowodu spoczywa na płatniku składek. W praktyce oznacza to konieczność udowodnienia:

• realizacji obowiązków pracowniczych,
• wypłaty wynagrodzenia,
• istnienia przełożonego i realnego podporządkowania,
• potrzeby zatrudnienia w danym zakresie.

Zgodnie z zasadami postępowania administracyjnego, podatnik może wykazywać swoje realne zatrudnienie przy pomocy każdego dowodu, np.: zeznań świadków, dokumentacji księgowej i kadrowej.

Najnowsze orzecznictwo – co mówi Sąd Najwyższy?

Sąd Najwyższy wielokrotnie wypowiadał się w tej sprawie, m.in. w dwóch kluczowych postanowieniach z marca 2025 r.Sedno problemu sprowadza się do braku dualizmu podmiotowego – czyli sytuacji, w której ta sama osoba pełni jednocześnie rolę właściciela i pracownika. W ocenie SN nie sposób w takim układzie mówić o podporządkowaniu, które jest podstawową cechą stosunku pracy w rozumieniu Kodeksu pracy:

🔹 III USK 403/24
Sąd stwierdził, że jedyny (lub niemal jedyny) wspólnik spółki z o.o. co do zasady nie może pozostawać z tą spółką w stosunku pracy. W takiej konfiguracji nie da się bowiem odseparować roli właściciela od roli pracownika – dochodzi do „wchłonięcia” podporządkowania przez właścicielski charakter relacji.

🔹 II USK 168/24
Tutaj Sąd zwrócił uwagę na potrzebę wnikliwej analizy okoliczności konkretnej sprawy. Oceniać należy nie tylko, czy formalnie zawarto umowę, ale czy miała ona rzeczywisty charakter pracowniczy – czyli czy wspólnik działał w warunkach podporządkowania i na cudzy rachunek.

Jak zatrudniać się we własnej spółce w sposób bezpieczny?

Choć orzecznictwo Sądu Najwyższego konsekwentnie podkreśla ograniczenia w zakresie zatrudniania wspólników jako pracowników, wciąż istnieją działania minimalizujące ryzyko uznania takiej umowy za pozorną lub nieważną. Kluczowe jest nie tylko formalne zawarcie umowy, ale także zapewnienie realnych warunków podporządkowania – tak, aby umowa o pracę nie była traktowana jako jedynie „papierowe zabezpieczenie” w celu uzyskania tytułu do ubezpieczenia społecznego czy świadczeń.

W praktyce warto zadbać o:

✅ Istnienie realnego przełożonego – nawet w przypadku, gdy wspólnik zasiada w zarządzie, możliwe jest ustanowienie nad nim nadzoru (np. przez drugiego członka zarządu, prokurenta lub wspólnika większościowego), co pozwala wykazać element podporządkowania.
✅ Jasny i precyzyjny zakres obowiązków – dobrze przygotowana umowa o pracę powinna wyraźnie określać, za co pracownik (wspólnik) odpowiada, jakie są jego kompetencje oraz do kogo raportuje.
✅ Dokumentację wykonywanej pracy – warto prowadzić ewidencję czasu pracy, raporty z realizowanych zadań czy potwierdzenia odbioru zleconych projektów. W przypadku kontroli taka dokumentacja może stanowić istotny dowód potwierdzający rzeczywiste wykonywanie pracy.
✅ Zatrudnienie musi mieć uzasadnienie gospodarcze – w strukturze organizacyjnej spółki musi istnieć faktyczne zapotrzebowanie na wykonywanie obowiązków, które powierzono pracownikowi będącemu wspólnikiem. Nie może to być jedynie forma optymalizacji obciążeń publicznoprawnych.

Podsumowanie

Zatrudnienie wspólnika w spółce z o.o. – szczególnie gdy jest on członkiem zarządu – to rozwiązanie możliwe, ale obarczone ryzykiem. Jeśli umowa będzie miała charakter pozorny lub zabraknie podporządkowania, ZUS może uznać, że nie doszło do powstania stosunku pracy – a co za tym idzie, zakwestionuje prawo do ubezpieczeń społecznych. Aby tego uniknąć, warto zadbać o realne wykonywanie obowiązków, dokumentację oraz zgodność umowy z rzeczywistością organizacyjną spółki.

📩 Zapraszamy do kontaktu – nasi eksperci z przyjemnością odpowiedzą na wszelkie pytania.